Häusliches Arbeitszimmer vs. Home-Office Pauschale
Die Anforderungen für die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers haben sich seit Corona nicht verändert. Allerdings ist das Arbeiten in häuslicher Sphäre dadurch mehr in den Fokus geraten.
Für eine Beurteilung, ob und in welcher Höhe Kosten steuerlich absetzbar sind, sind schrittweise mehrere Voraussetzungen zu prüfen.
1. Räumliche Voraussetzungen
In einem ersten Schritt ist zu prüfen, ob die räumlichen Voraussetzungen erfüllt sind und es sich bei dem genutzten Raum um ein häusliches Arbeitszimmer handelt.
Von einem solchen ist auszugehen, wenn die folgenden Anforderungen kumulativ erfüllt sind.
- Es muss sich um einen separaten Raum handeln, der durch Wände und Türen abgeschlossen ist. Eine Abtrennung durch Regale oder ähnliche Raumtrenner erfüllen die Anforderungen nicht. Folglich ist auch eine „Arbeitsecke“ kein separater Raum.
- Bei dem genutzten Raum darf es sich um kein Durchgangszimmer handeln. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn dadurch nur Nebenräume, wie z. B. das Schlafzimmer, zu erreichen sind.
- Neben dem beruflich genutzten Raum muss noch bezogen auf Art und Größe noch genügend Wohnraum verbleiben. Dies orientiert sich individuell an den Bedürfnissen des Steuerpflichtigen. Diese Beurteilung ist in der Praxis oftmals problematisch.
- Der private Nutzungsanteil des Raumes muss unter 10 % liegen.
- Der Raum muss als Arbeitsraum eingerichtet sein. Die privaten Gegenstände müssen einen Anteil von unter 10 % haben.
2. Mittelpunkt der Tätigkeit
In einem nächsten Schritt ist zu analysieren, wo sich der Tätigkeitsmittelpunkt befindet.
Hierzu ist vorrangig der qualitative Schwerpunkt zu berücksichtigen. Dieser definiert sich dort, wo für das Berufsbild wesentlich prägende Handlungen und Leistungen erbracht werden. Der zeitliche Umfang ist hingegen zweitrangig.
Wird die Kerntätigkeit überwiegend im Außendienst ausgeübt, erkennt die Verwaltung den Tätigkeitsmittelpunkt im häuslichen Arbeitszimmer in der Regel nicht an.
Wird die Tätigkeit nach dem Berufsbild in qualitativer Hinsicht gleichwertig im häuslichen Arbeitszimmer als auch im Außendienst ausgeübt, so entscheidet ausnahmsweise die zeitliche Nutzung.
Bei einem sog. Schichtmodell, bei dem sich Arbeitnehmer abwechselnd im Betrieb befinden, stellt das häusliche Arbeitszimmer in der Regel nicht den Tätigkeitsmittelpunkt dar. Bei einer Anordnung des Arbeitgebers zur Ausführung der Tätigkeit im Home-Office über einen längeren Zeitraum kann das häusliche Arbeitszimmer allerdings den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellen.
Liegt der Tätigkeitsmittelpunkt außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, kann ein auf maximal 1.250 € begrenzter Abzug möglich sein, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Stellt das Arbeitszimmer jedoch den Mittelpunkt der Tätigkeit dar, dann sind die Aufwendungen vollständig abziehbar.
3. Steht ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung
Stellt das Arbeitszimmer nicht den Tätigkeitsmittelpunkt dar, so ist zu prüfen, ob ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Hier ist zu unterscheiden:
Arbeitgeber ordnet Home-Office an – Es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, da die Tätigkeit in den betrieblichen Räumen untersagt ist. Auch bei der sogenannten Schicht-Anwesenheit, bei der sich die Arbeitnehmer nur abwechselnd im Betrieb befinden dürfen steht zeitweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
Arbeitgeber bietet Home-Office an – Es steht ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, da der Arbeitnehmer freiwillig in seinen privaten Räumen die Tätigkeit ausübt, jedoch die Möglichkeit besteht, hierfür auch die betrieblichen Räume des Arbeitgebers zu nutzen.
Steht dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dann sind die Aufwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 € abziehbar.
Folgendes Schaubild stellt den Ablauf der Prüfungsschritte zusammenfassend dar:
Abziehbare Aufwendungen
Die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer werden nach anteiliger Wohnfläche ermittelt.
Zu den Kosten für ein Arbeitszimmer zählen beispielsweise:
- Miete bzw. Gebäude-Abschreibung
- Schuldzinsen für Kredit
- Kosten für Energie und Wasser
- Grundsteuer
- Reinigung
- Müllabfuhr
- Schornsteinfegergebühren
- Gebäudeversicherung
- Renovierungskosten
- Ausstattung des Zimmers (Gardinen, Lampen, Tapeten, Teppiche etc.)
Soweit nur ein begrenzter Abzug möglich ist, muss der Höchstbetrag von 1.250 € beachtet werden. Bei diesem Betrag handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag. D. h. die Kosten müssen auch tatsächlich angefallen sein.
Aufwendungen für Arbeitsmittel (z. B. Schreibtisch, Büromöbel, Laptop) sind keine Raumkosten und daher nicht in den Höchstbetrag einzubeziehen. Arbeitsmittel können unabhängig vom Arbeitszimmer steuerlich abgezogen werden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Alternative: Home-Office-Pauschale
Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde die sogenannte Home-Office-Pauschale eingeführt.
Diese Pauschale ist unabhängig vom Vorliegen der Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Der Steuerpflichtige kann für jeden Kalendertag, an dem er seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung ausübt einen Betrag von 5 € geltend machen. Allerdings darf an den maßgeblichen Tagen keine außerhalb der häuslichen Wohnung gelegene Betriebsstätte aufgesucht werden.
Der Betrag ist auf 600 € im Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr begrenzt. Die Pauschale kann daher für maximal 120 Tage berücksichtigt werden.
Die in § 4 Abs . 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 4 EStG geregelte Pauschale ist auf die Jahre 2020 und 2021 befristet.