Tax-Compliance: Wichtige E-Mails müssen aufbewahrt werden
01.07.2026
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt*: E-Mails mit steuerlichem Bezug sind aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe. Finanzämter dürfen diese im Rahmen von Betriebsprüfungen in maschinell auswertbarer Form anfordern – und machen hiervon bereits verstärkt Gebrauch!
Besonders prekär: Bereits bei heutigen Betriebsprüfungen wird unter Umständen der steuerlich relevante E-Mail-Verkehr für den geprüften Zeitraum, der mehrere Jahre zurückliegen kann, verlangt. Können Unternehmen diesen nicht bereitstellen, drohen Schätzungen und Strafzuschläge. Und das kann teuer werden!
Für Unternehmen bedeutet das: Die Anforderungen an Archivierung, Datenorganisation und Verfahrensdokumentation steigen weiter.
Aufbewahrungspflichtig sind nicht nur Rechnungen oder Verträge, sondern grundsätzlich auch geschäftliche Korrespondenz mit steuerlichem Bezug, sowohl die eigentliche E-Mail als auch ihrer Anhänge.
Unternehmen sollten ihre internen Prozesse daher dringend überprüfen, anpassen und dokumentieren. Letzteres ist insbesondere deswegen wichtig, als auch das Thema Verfahrensdokumentation im Kontext mit Tax Compliance verstärkt in den Fokus der Finanzverwaltung rückt.
Unsere Handlungsempfehlungen für Unternehmen:
E-Mail-Kommunikation wird von der Finanzverwaltung zunehmend als vollwertiger Bestandteil steuerlich relevanter Unternehmensdokumentation betrachtet. Umso wichtiger ist eine übersichtliche, langfristig verfügbare und nachvollziehbare Aufbewahrung derselben